Tout ce que vous devez savoir pour mettre aux normes votre cabinet paramédical

Les catégories d'ERP et l'impact sur les obligations

Les cabinets paramédicaux sont, dans la majorité des cas, classés en 5e catégorie d'ERP. Ce qui signifie qu'ils sont considérés comme des petits établissements recevant moins de 100 personnes simultanément. Les ERP de 5e catégorie doivent rendre accessibles les services qu’ils offrent, au moins dans une partie de l’établissement.

La différence majeure entre un ERP de 5e catégorie et un ERP de catégorie supérieure (1 à 4) réside dans la flexibilité des exigences. Si les grands ERP doivent assurer l’accessibilité complète de leurs bâtiments, les ERP de 5e catégorie peuvent bénéficier de certaines dérogations, à condition que toutes les prestations soient accessibles dans la partie rendue accessible.

Le principe de la chaîne d'accessibilité

La notion de chaîne d'accessibilité est essentielle pour comprendre les obligations légales d’un cabinet paramédical. Ce concept repose sur l'idée que l'accessibilité doit être continue et cohérente depuis l'arrivée du patient jusqu'à la fin de sa visite dans le cabinet. Cela inclut :

• L'accès au bâtiment, avec un stationnement adapté si possible ;
• Un cheminement extérieur dégagé et suffisamment large ;
• Des portes, halls, salles d'attente, salles de soins et sanitaires conformes aux normes.

Le non-respect d’un seul de ces éléments compromet l'ensemble de la chaîne d'accessibilité.

Les accès extérieurs : cheminement, signalisation et stationnement

L’accessibilité commence dès l’extérieur de votre cabinet. Si vous disposez d'un parking, celui-ci doit comporter des places réservées aux personnes handicapées, situées à proximité de l’entrée et bien signalées.

Le cheminement entre ces places de parking et l'entrée du bâtiment doit être dégagé, avec une pente ne dépassant pas 5 %. Si la pente est plus importante, des paliers de repos doivent être prévus tous les 10 mètres. Il est également recommandé d'utiliser des revêtements de sol antidérapants et de prévoir des contrastes visuels pour les malvoyants.

Les portes et halls d'entrée

Les portes d'entrée doivent être suffisamment larges pour permettre le passage d’un fauteuil roulant (largeur minimale de 90 cm). Si votre cabinet est situé dans un immeuble en copropriété, les parties communes doivent également respecter ces dimensions, même si les travaux d'aménagement nécessitent l'accord des copropriétaires. Une attention particulière doit être portée à l’installation de portes automatiques ou de poignées faciles à manœuvrer, comme des poignées qui se manipulent en poussant ou en tirant sans effort.

Les salles d'attente et salles de soins

Les salles d'attente et les salles de soins doivent respecter des dimensions minimales pour permettre aux personnes en fauteuil roulant de se déplacer et de manœuvrer aisément. Il est essentiel de prévoir des espaces de manœuvre à chaque endroit où le patient doit se retourner ou changer de direction.

Les sièges destinés aux patients doivent être stables et accessibles, avec des accoudoirs pour les personnes à mobilité réduite. La hauteur des comptoirs d’accueil doit être adaptée pour permettre aux personnes en fauteuil roulant d’interagir avec le personnel.

Les sanitaires

Un sanitaire accessible est obligatoire dans tout cabinet paramédical. Ce sanitaire doit être assez spacieux pour accueillir un fauteuil roulant et permettre au fauteuil de manoeuvrer. Cette surface de manœuvre doit faire 1,50 m de diamètre minimum. La cuvette doit être à la hauteur comprise entre 45 et 50 cm. Enfin, une barre d'appui doit être fixée à proximité de la cuvette pour faciliter le transfert.

Les lavabos doivent être accessibles, avec une hauteur maximale de 85 cm, et le miroir placé à une hauteur convenable pour une personne assise.

L’éclairage, la signalétique et les contrastes de couleurs

L’éclairage dans un cabinet paramédical doit être suffisant, sans éblouir les patients. Il est recommandé de prévoir des éclairages renforcés dans les zones de circulation, comme les escaliers et les couloirs.

La signalétique doit être claire, avec des caractères assez grands et contrastés pour être facilement lisibles par les malvoyants. Il est conseillé d’utiliser des polices comme Arial ou Verdana et d’éviter les caractères en italique ou en script.

Les contrastes de couleurs sont également importants pour aider à la reconnaissance des portes, des interrupteurs ou des équipements. Il est recommandé de respecter un contraste de 70 % entre les murs et les équipements pour faciliter l’orientation des personnes déficientes visuelles.

Accueil des chiens guides et des chiens d’assistance

La loi impose également aux cabinets de permettre l'accès aux chiens guides et chiens d’assistance dans les espaces publics, comme la salle d’attente et les couloirs. Ces animaux accompagnent des personnes malvoyantes ou ayant des déficiences auditives, et leur présence ne doit pas être facturée.

Comment évaluer la conformité ?

Il est possible d'effectuer un auto-diagnostic en ligne pour vérifier que votre cabinet est conforme aux normes d'accessibilité. Cela permet d'identifier les zones à améliorer et de préparer d’éventuels travaux de mise en conformité. Nous vous conseillons aussi de vous tourner vers des professionnels et notamment des architectes, habitués à travailler sur des ERP et donc au fait des différentes normes.

Les autorisations de travaux

Pour entamer des travaux de mise en conformité, il est souvent nécessaire d'obtenir une autorisation de travaux. Si les travaux ne nécessitent pas un permis de construire, un formulaire Cerfa (n°13824) doit être déposé en mairie. Si le cabinet est situé dans un immeuble en copropriété, l'accord des copropriétaires est également requis.

Les dérogations aux normes d'accessibilité

Des dérogations aux normes d'accessibilité peuvent être accordées dans certaines situations spécifiques, comme :

• Impossibilité technique liée à la structure du bâtiment (par exemple, un immeuble ancien),
• Préservation du patrimoine pour les bâtiments classés,
• Disproportion manifeste entre le coût des travaux et les ressources disponibles du cabinet.

Ces dérogations sont examinées par la Commission Consultative Départementale de Sécurité et d'Accessibilité, sous la responsabilité du préfet.

📎 Le document à remplir si vous souhaitez faire une demande de dérogation.

Les sanctions en cas de non-conformité

Le non-respect des obligations d’accessibilité pourrait entraîner des sanctions sévères. Le maire peut décider de la fermeture administrative d’un cabinet qui n’est pas conforme à la législation. De plus, la non-conformité peut être assimilée à un délit de discrimination, passible de sanctions allant jusqu'à 375 000 euros d’amende.

Les aides financières disponibles

La mise aux normes d’un cabinet paramédical peut représenter un investissement considérable. Pour encourager les professionnels à entreprendre ces travaux, plusieurs dispositifs d’aides financières sont disponibles.

Vous pouvez aussi vous renseigner auprès de votre mairie, certaines collectivités disposent de fonds de subventions dédiés à ce genre de choses.

Les obligations des professionnels paramédicaux sur le RGPD

1. Limiter la collecte de données : Seules les informations nécessaires au suivi des patients doivent être collectées. Cela inclut les données d'identification (nom, prénom, date de naissance) ainsi que les données relatives à l’état de santé (pathologies, traitements, etc.). La collecte de toute donnée superflue ou non pertinente à la prise en charge du patient est à proscrire.
2. Tenir un registre des traitements des données : Les professionnels doivent tenir un registre documentant toutes les opérations effectuées sur les données personnelles. Ce registre inclut les finalités des traitements (pourquoi vous avez besoin de ces données), la durée de conservation et les personnes autorisées à y accéder.
3. Respecter les droits des patients : Les patients disposent de droits, comme l’accès, la rectification, l’effacement ou l’opposition au traitement de leurs données. Il est impératif d’informer clairement les patients sur la gestion de leurs données dès la première consultation, via un affichage ou un document spécifique. 📎 Exemple d’affiche à télécharger
4. Sécuriser les données : La confidentialité des données personnelles de vos patients doit être garantie. Cela implique l’utilisation de mesures techniques comme le chiffrement des données, l'utilisation de mots de passe sécurisés, et la mise en place de sauvegardes régulières. Les accès doivent être strictement limités aux personnes autorisées. Si des dossiers sont numérisés ou stockés sur des supports numériques, ils doivent être protégés contre les cyberattaques et les vols physiques.
5. Désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) : Si un professionnel paramédical traite des données à grande échelle (comme dans les maisons de santé ou réseaux de professionnels), il peut être nécessaire de désigner un DPO, interne ou externe. Ce dernier veille au respect des normes en matière de protection des données.

Gestion des outils numériques

1. Prise de rendez-vous en ligne : Si vous utilisez une plateforme comme Doctolib par exemple, pour la gestion des rendez-vous, vous restez le responsable du traitement des données. Vous devez vous assurer que votre prestataire respecte les normes du RGPD, notamment en matière de sécurité et de confidentialité des données de santé.
2. Messagerie électronique : Utilisez des messageries sécurisées dédiées aux professionnels de santé pour garantir la confidentialité des échanges avec vos patients, notamment lorsqu'il s'agit de données sensibles.
3. Utilisation de téléphones portables et tablettes : Les professionnels doivent éviter de stocker des données médicales sur ces appareils. Si cela est nécessaire, des mesures comme le chiffrement, l’utilisation de mots de passe robustes et la mise à jour régulière des logiciels sont obligatoires pour prévenir les failles de sécurité.

Recherches médicales et télémédecine

1. Recherches médicales : Si vous menez des recherches internes ou en partenariat avec d’autres institutions, qui impliquent la collecte de nouvelles données, la CNIL doit être consultée et les patients informés de leurs droits.
2. Télémédecine : Lorsque les professionnels utilisent des plateformes de télémédecine, ils doivent s’assurer que le prestataire respecte le RGPD, en particulier en ce qui concerne l’hébergement des données. Les plateformes doivent garantir que les données de santé sont hébergées par des services agréés et certifiés.

Sanctions en cas de non-conformité

En cas de non-respect des obligations, vous vous exposez à des sanctions sévères. La CNIL peut infliger des amendes allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel. En outre, des peines pénales sont prévues pour les violations graves des obligations de sécurité des données.

La ventilation et l’aération des locaux

Les locaux paramédicaux doivent être correctement ventilés pour assurer un renouvellement régulier de l’air. Cela est particulièrement important dans les salles de soins et les salles d'attente où les patients peuvent passer du temps. Une ventilation naturelle ou mécanique est obligatoire pour éviter la propagation de pathogènes dans l'air et maintenir une qualité de l’air optimale.

Il en va du bon sens, mais dans certains cas, un système de climatisation doit être installé. Ce système doit être régulièrement entretenu pour éviter toute accumulation de bactéries ou de moisissures.

La désinfection des surfaces et des équipements

Là encore, il en va du bon sens, mais vous devez suivre des protocoles stricts de désinfection pour limiter les risques de contamination croisée. Les zones de contact fréquent, telles que les poignées de porte, les sièges, et les équipements de soins, doivent être désinfectées plusieurs fois par jour.

Concernant les produits désinfectants, ils doivent être conformes aux normes NF EN 14476 pour garantir l’élimination des virus et bactéries.

La gestion des déchets médicaux (DASRI)

Les Déchets d'Activités de Soins à Risques Infectieux (DASRI) doivent être gérés conformément à la réglementation en vigueur. Il est indispensable de disposer de contenants spécifiques pour les aiguilles, seringues et autres déchets médicaux pouvant présenter un risque d’infection. Ces contenants doivent être clairement identifiés et régulièrement évacués via des filières spécialisées agréées.

Il est également important d’informer le personnel du cabinet sur les procédures de tri et d’élimination des déchets, afin d’éviter tout incident lié à une manipulation incorrecte.

Sécurité incendie et prévention des risques

La sécurité incendie dans les cabinets paramédicaux est une autre exigence cruciale. Des extincteurs doivent être installés à des emplacements stratégiques, facilement accessibles pour le personnel et les patients. Ces extincteurs doivent être vérifiés régulièrement par un professionnel agréé.

De plus, un plan d’évacuation clairement affiché est nécessaire pour indiquer les issues de secours et les étapes à suivre en cas d'incendie. Le personnel doit être formé aux gestes de premiers secours et à la manipulation des équipements de lutte contre l'incendie.

Les zones de passage ne doivent pas être encombrées afin de permettre une évacuation rapide et sécurisée en cas d'urgence.

L’affichage

En plus du plan d’évacuation, un certain nombre de documents doivent être affichés dans votre cabinet.

• Utilisation de données informatiques : comme mentionné précédemment, vous devez informer vos patients de l’utilisation de leurs données personnelles,
• Système de vidéo-surveillance : si vous en avez un, les patients doivent être informés de la présence d’un dispositif de surveillance, des coordonnées du responsable, et des modalités d’accès à leurs enregistrements.
• Affichage réglementaire des honoraires médicaux : l'affiche doit être visible et lisible dans la salle d'attente. Elle doit fournir des informations claires, notamment :
  • Les tarifs ou fourchettes de tarifs des honoraires.
  • Le niveau de remboursement par l'Assurance Maladie.
  • L'adhésion ou non à une AGA (Association de Gestion Agréée).